Ciertos métodos para identificar los peligros de un proyecto

Escrito por Jesus Dugarte en
Cualquier actividad empresarial cuenta con un margen de fallo que puede poner en riesgo un proyecto. Por este motivo, frente a la imposibilidad de suprimir todos y cada uno de los peligros existentes, lo esencial es saber identificarlos y manejarlos para darles solución, en el caso de que se transformen en un enorme inconveniente.

Los peligros pueden clasificarse de la próxima manera:

Asociados a la planificación: estos peligros por norma general proceden de causas externas, como fallos en el suministro por la parte de un distribuidor o bien accidentes imprevisibles. Todo eso altera la planificación original.

Asociados al alcance: los objetivos del proyecto pueden medrar conforme los clientes del servicio agreguen nuevos requerimientos o bien peticiones. Esto podría alterar el alcance inicial y es preciso que los encargados del proyecto se amolden.

Asociados a los recursos: al comienzo se tiene una determinada cantidad de recursos. Con el trascurso del tiempo puede mudar la coyuntura económica de la compañía, del mercado o bien de otros factores externos. Los responsables deben hacer las modificaciones precisas para administrar nuevos recursos o bien limitar los que se tienen.

Asociados a la tecnología: al usar software o bien utilidades inapropiadas para el género de proyecto, la productividad reduce. Para ello es esencial efectuar un análisis anterior y contar solo con lo que es útil para la organización.

¿De qué manera prevenirlos?

Para dicho fin hay una pluralidad de métodos y herramientas. Conforme un informe titulado Use and Benefits of Tools for Project Risk Management, publicado en la Universal Journal of Management, estas son las primordiales técnicas para identificar riesgos:

Análisis de fortalezas, ocasiones, debilidades y amenazas (FODA). De este modo va a existir una mayor entendimiento del proyecto y de los peligros implicados.

Análisis cuantitativo. Para valorar el impacto y la probabilidad de que ocurran peligros. Se asignan escalas numéricas para delimitar qué factores son más probables y precisan mayor atención.

Diagramas de flujo de proceso. Para graficar de qué manera se relacionan los elementos de la administración y las posibles causas de inconvenientes.

Brainstorming. El intercambio de ideas y la inventiva dejan descubrir y también identificar posibles peligros aun antes que el proyecto empiece.

Checklists. Es la preparación de listas de puntos de control y mecanismos de alarma para revisar que la planificación del proyecto transcurre con corrección. Si se advierte algún inconveniente, deja solventarlo a tiempo.

Structured SWIFT o bien Structured “What-if” Technique (técnica estructurada “¿Y si…?”). Plantea las perspectivas de lo que pasaría si determinado peligro se convierte en inconveniente. Realiza soluciones adelantadas a peligros detectados en el brainstorming.
De qué manera resolverlos

Una vez identificados los peligros, toca administrar las soluciones. Las próximas son ciertas herramientas que cumplen ese propósito.

Matriz de evaluación de peligros. A través de el empleo de tablas y gráficos, el eje de ordenadas señala el impacto del peligro y las abscisas apuntan la probabilidad. Por poner un ejemplo, el impacto de la carencia de recursos para terminar un proyecto tiene bajas o bien altas probabilidades de suceder. Basándonos en esto, la compañía solventa los inconvenientes a los que se les da prioridad.

PERT (Project Evaluation and Review Techniques). Deja dirigir la programación de un proyecto a través de una representación gráfica de las labores a efectuar para solventar los peligros. Ofrece información sobre la duración de cada labor, la persona encargada de efectuarla, informes sobre sus avances, etc.

Diagrama de Gantt. Es útil para planear y programar labores en un periodo concreto. Se muestran los datos en un gráfico de barras horizontales así como las actividades por efectuar. A cada actividad o bien solución se le asignan los recursos, inversión y personal requeridos.

State-Gate. Sirve para asegurar el éxito de un proceso centrado en la solución de inconvenientes. Para esto, se divide en 5 etapas: prospección, definición del inconveniente, desarrollo de las soluciones, prueba y validación.

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